Convert Dokumen Kertas Menjadi PDF dengan Foxit OCR Technology

Data kertas sangat banyak sekali tersebar dimana-mana, dan kebanyakan semua data yang sudah di print, apabila tidak dirubah menjadi PDF dan disimpan didalam komputer, maka masalah utama yang terjadi adalah :

  1. Dokumen sulit ditemukan dan terkadang hilang dalam tumpukan kertas dan binder dan halaman2 lainnya
  2. Dokumen ditemukan tapi, memakan waktu dalam membaca dan menemukan informasi yang dibutuhkan, karena membolak balik halaman
  3. Dokumen kertas bisa rusak, apabila terbakar, terkena air, dll..
  4. Dokumen kertas memakan tempat, dan juga sulit di akses dari luar lokasi.
  5. Siapapun bisa membaca dan mengakses informasi di atas kertas apabila secara fisik orang tersebut berhasil mendapatannya. terkadang informasi anda bisa berada pada bungkus gorengan.

kelebihan dokumen electronic adalah :

  1. Dokumen elektronik seperti PDF mudah dicari, dan juga data-data di dalamnya bisa di search dengan mudah
  2. Dokumen Elektronik tidak bisa rusak selama anda memiliki backup online maupun offline ( DVD, Server, Etc)
  3. Dokumen elektronik tidak memakan tempat penyimpanan, satu DVD bisa digunakan untuk menyimpan 60,000 halaman.
  4. akses secara elektronik bisa dibatasi dengan menggunakan restriction melalui active directory, ataupun access network security lainnya.
  5. dokumen tidak bisa dicuri, apabila telah di enskripsi karena data sangat secure.

Solusi terbaik saat ini, adalah memindahkan atau konversi data kertas anda menjadi data digital, seperti PDF dokumen.

konversi ini menggunakan teknologi yang disebut OCR ( Optical Character Recognition) suatu scanner yang bisa membaca huruf pada dokumen kertas yang dibuat menggunakan software-software seperti Word, Excel dll.

huruf tersebut harus diketik, karena tulisan tangan tidak bisa dibaca oleh komputer, tapi tetap bisa disimpan dalam bentuk elektronik hanya saja tidak bisa di search.

banyak diantara kita yang sudah sangat terbiasa dengan software PDF, namun perusahaan ataupun pemerintah masih belum benar-benar masuk dalam sistem dokumen management yang baik menggunakan teknologi seperti OCR, UltraForm ataupun teknologi terbaru lainnya yang saat ini dipimpin oleh partner kami yaitu Foxit, dengan menggunakan sistem dan software Foxit, anda bisa memperluas ilmu dokumen management dan memudahkan staff maupun departemen anda dalam kerjasama yang lebih baik dan transparant.

banyak dokumen tender, regulasi ataupun surat formal lainnya, yang membutuhkan sekertaris untuk mondar-mandir menghadap kepada kadiv ataupun pejabat tinggi lainnya, yang memiliki waktu terbatas dan sering tidak berada di tempat ketika ada pekerjaan ataupun meeting rutin diluar.

delay sering terjadi, ini menjadikan pekerjaan mudah menjadi sulit, bagi pejabat maupun staff terkait, oleh karena itu seharusnya dokumen bisa di edit dan diakses secara online, memberikan keterangan ataupun arahan apa yang kurang, apa yang harus dikoreksi dan lain sebagainya bisa dilakukan secara online, secara langsung bersama-sama pada satu dokumen. hal ini juga terjadi pada perusahaan swasta antar manager dan staff, maupun direktur dengan managernya.

Foxit pilihan terbaik untuk dokumen management!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

15 − six =